引导师在现场要注意的十个要点,如何提高会议

铝道网】如果你正致力于探究为什么开了很多场会议而实际情况没有发生任何改变的原因时,就会发现自己并不孤单,很多人也关注这一问题。这种现象不仅导致时间被浪费,也让人们的情绪受到了消极影响。实际上,心理学家就一直在研究该方面的问题。较新的研究结果表明,一旦人们说出了自己的想法,就不会轻易改变。这可以很好地解释为什么会议尤其是在线会议非常容易失败的原因。 来自《人格与社会心理学杂志》的较新研究报告(不要以为我进行过非常专业的研究,其实,我是在战略与业务网站上找到该内容的)显示,对于关心会议质量的人来说,较重要的一点是:很多情况下,存在的问题都是没有能够实现与持不同观点的其它人进行有效沟通。不仅在股东大会上这一点非常重要,而且对于在线和电话会议来说也是应该引起重视的部分。 与其关心会议质量,不如关心会议结果。保证团队内部的和谐是非常重要的,但有时间你需要对出现的问题进行有效处理,这就不一定会让大部分人都满意。不论对较终结果是否满意,团队所有成员都应该保持统一立场。会议领导者应该把握方向,让大家不要偏离主题。在进行在线会议时,主题经常会变成了“下一次电话会议时应该解决的问题”。所以,保持关注度,不要偏离主题。 明确自己的立场以便让所有参与者了解会议讨论的范围。研究结果显示较大的问题就是,一旦人们了解了自己的职责,就会带有自身优先的想法,从而不会对存在冲突的信息进行合理评估。所以,与询问所有人问题之所在比起来,召开在线或者电话会议确定规则是一个非常好的解决方案。很明显,关注单一职责比满足所有规则更容易被个人观点所控制。 倾听别人的想法确定自己的观点。如果事前没有既定立场的话,你可以选择倾听别人的想法,这里关注的不仅仅是事实的准确度。在这种情况下,政治会起到了相当大的作用。(不会有人相信,老板或较佳推销员的立场会和实习生的立场获得相同的待遇吧?)和发言人的观点(经常情况下,会和你正在想的非常类似)保持一致立场会让你对问题更加关注和重视,而忽视其它可能的不同之处。 在线会议的模式,让大家很难对同一话题保持关注,或者在不出现矛盾的情况下进行讨论。为什么在线会议更容易受到这些因素的影响呢?原因在于,这种情况下人们很难将会议质量放在靠前位。除非,你作为会议主持人做出了极大努力,否则,参与者很容易丧失关注度,将重点放在电子邮件而不是正在进行的讨论上;因此,你应该将的创意和存在的问题都重点指出。由于很多人并不希望被拉出来就预先确定的结论进行进一步的讨论,所以,大家都希望会议早点结束,以便尽快回到“真正”的工作中。 因此,作为会议主持人,要做的较重要事情就是让参与者关注会议的主题和规则,并在人们确认自己的立场或者解决方案前,鼓励更多的人发表更多的意见。

        引导师最重要的任务,就是引导团队在规定的时间内进行有效的对话。在对话过程中,如何避免参与者毫无意义的空谈,保证团队有效运作,和引导师的能力息息相关。本文总结的工作坊现场的十个要点,可以最大限度的帮助引导师避免误区,达成成果。

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 1.       开篇阐述目标与成果预期

       开场首先说明工作坊的主题、背景、目标、时间安排、成果预期、衡量标准及流程。一方面便于每一位参与者了解进程,另一方面让那些期待自己关注问题的伙伴,他们所关注的部分,可能会在哪些环节中出现,与本议题之间的关联度如何。

加拿大28人工在线计划, 2.       让参与者知道现在哪里

       有很多引导师会注重于主题的澄清,却忽略把流程告诉参与者。参与者虽然知道正在做什么,但不知道为什么的时候,他们会踌躇于意义与价值,很难产生深入的思考。所以,引导师需要在每个环节开始前、后,都非常明确地告诉参与者,我们刚刚做了什么、取得了哪些成果、这些成果对整体成果的影响如何、下一步我们会做什么、预期成果是什么。这不仅仅使参与者清晰了解流程,更重要的是知道所做的一切努力都是有价值之后,投入感与责任感都会加强。

 3.       把安全构建在自己心里

       安全是一种感觉。安全的场域不是通过规则要求出来的,而是在工作坊过程中,通过流程设计让参与者体验出来的。即便在规则中呼吁再多的Yes.And,也不如在环节中让大家体验来的影响更大。比如,涉及到个体思考后的分享,1-1对话比1-多对话要更加安全,如果一开始没有太多铺垫,就让每位伙伴面向全体进行与分享,就远不如小范围对话来的安全。如果引导师不知道如何在对话中构建安全的场域,那么1对1对话再过渡到1对2、1对N,会让参与者有踏实的感觉。

 4.       适时果断干预,保证大家走在正确的轨道上

         团队成员在对话的过程中,会出现偏离轨道的情况。比如,从就事论事演变成情绪对抗、总是强调机制和体制的影响、过多地强调客观原因、明显偏离主题的讨论、参与度低等等。面对这些情境,引导师要通过调整流程、针对性地提问、总结已有成果、强调预期目标、再次明晰愿景等方式进行适时的干预,以保证大家走在正确的轨道上。

 5.       提问的目的决定了提问的质量

       引导师在现场是有特权的,这个特权就包括了“提问”。 引导师的提问,是帮助团队澄清、分析、决策、干预的强有力工具。引导师能否提出有效的问题,不取决于提问的技巧,而是提问的目的。引导师应该抱着好奇的心态,与参与者一起探询答案,寻求更多的可能性。很多引导师习惯用反问、质问来帮团队澄清,但也有可能带来强烈的抵触或让团队以为你在暗示着什么。还有的伙伴习惯问“为什么、还有吗?你们是如何得到这样的结论的?”,这些提问容易把团队引向细节、过去的责任分工,而没有引向未来。

 6.       让每个人都有被倾听的感觉

       参与有一条原则:“听并且被听到”。这里讲的不仅仅是参与者相互之间的状态,还有现场引导师与参与者之间的状态。引导师做为场域的维护者,能否听到每个人的想法呢?从每次记录、每次复述,就可以看出来。引导师在记录时,不能以自己的意愿做为标准,来衡量哪些观点或关键词可以被记录、哪些不可以。参与者们可以通过这些细节感受到他的声音有没有被倾听,他的观点有没有如实地被记录下来。这将直接影响着成果的可信度与未来的践行。

 7.       不偏向于某个人或某个团队

       引导师在现场很容易因为自身的需要,而表现得倾向于某一方。这些现象包括但不限于:为了场面的热闹而让愿意表达的人或小组占用更多的发言时间;为某一派的观点“备书”,无法以中立的立场引导团队;只看到愿意发言的,却没有给那些不善于表达的伙伴发表意见的机会;对符合自己心意的意见特别重复和强调;大声说“好主意”……。这些现象都不利于团队共识的达成。

 8.       预先设计决策流程与方法

       每一次的引导都要有成果产生。有成果就一定会涉及到决策的过程,哪怕只是做一个重要度的排序,也需要有一个决策的环节。因此,每次引导前都要预先设计好决策的流程、工具与方法,尤其预想到本次会议可能会出现多元化观点时,更应如此。

 9.       提醒自己也提醒参与者,对话的目的是为了结果

       在对话过程中,很多参与者会下意识进入相互说服状态。比如参与者会强烈表达某种观点的正确性,情绪激动地与他人分辨,以证明其他人观点是错误的。人们最终很容易陷入对与错的争论之中,而忽略了对话的目的是为了找到结果。而结果有可能并不一定是单纯的A观点、B观点。引导师要在适当的时机提醒参与者,我们对话的目的是什么,引导参与者思考如何找到更好的结果,而不是争出谁对谁错。

 10.   拟定好行动计划模板

         每一个工作坊都是要有结果的。能够衡量成果的不仅仅是成果清单,更重要的是一个可以用于践行的行动计划。这个行动计划要有谁、什么时间、做什么、成果是什么、衡量标准等几个维度。哪怕是一个创意的研讨会,也要有这样一个行动计划表。这从一个侧面告诉参与者,我们的讨论是有意义的,会有更进一步的行动,而不是仅仅停留在会议室里。

   

        在本文中所列的十点要求,不完全是从流程上进行的梳理,相反更侧重于引导师对引导本身的理解、自身的敏感度以及引导师的素养。希望对每位引导师伙伴有所帮助。(全文完)

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